招標代理服務方案
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具體內(nèi)容如下：
2、招標代理機構(gòu)在招標人委托范圍內(nèi)承擔以下招標事宜：
1、負責編制招標方案并報業(yè)主審核。
2、組織編寫資格預審文件和招標文件，協(xié)助業(yè)主編寫資格預審文件和招標文件的技術(shù)部分。
3、負責將資格預審文件或招標文件報送有關部門審批，答復有關部門就這些文件提出的問題，對需要修改的問題經(jīng)與業(yè)主協(xié)商后做出相應修改。
4、擬定和刊登資格預審公告和招標公告并承擔公告費用。負責印刷和發(fā)售資格預審文件或招標文件，負責澄清投標人提出的關于這些文件商務部分的問題。
5、負責組織標前會并解答投標人提出的商務問題；在需要時，對資格預審文件、招標文件進行修改并將修改文件發(fā)送投標人。
6、接受資格預審文件或投標文件。
7、負責組織資格預審評審會和開標會及評標會。
8、負責邀請有關專家，組織資格預審評審和評標，并承擔相關費用，與業(yè)主共同審定資格預審評審和評標結(jié)果，負責編寫資格預審報告、評標報告。
9、在需要時，負責在資格評審或評標過程中邀請投標人就投標的相關問題進行澄清。
10、在需要時，負責通知投標人延長投標和投標保證函的有效期。
11、在需要時聯(lián)系有關管理部門審查評標報告；負責將資格預審報告、評標報告報送相關管理部門審批。
12、對于有關管理部門就資格預審報告或評標提出的問題，在與業(yè)主商定意見后，按商定意見作出答復。
13、經(jīng)業(yè)主同意后向資格預審合格的投標人發(fā)出資格預審合格通知或向中標人發(fā)出中標通知，邀請資格合格的投標人購買招標文件。
14、主持對工程合同商務條款的非實質(zhì)性修改并協(xié)助業(yè)主進行技術(shù)談判。
15、負責向相關部門報送工程合同副本，并將工程合同報有關部門備案或登記。
16、及時向業(yè)主通報代理工作中的重要事項，并與業(yè)主磋商解決問題的辦法。
3、招標文件編制
1、招標文件編制時間：招標人委托招標備案后；
2、招標文件編制的單位：招標代理機構(gòu)。
4、發(fā)布招標公告或投標邀請書
1、招標代理機構(gòu)根據(jù)招標項目資金來源確定招標方式（全部使用國有資金投資或者國有資金投資占控股或者主導地位的，應當公開招標），招標投標管理機構(gòu)備案后，按規(guī)定采用公開招標或者邀請招標方式招標；
2、實行公開招標的，招標代理機構(gòu)通過國家指定的報刊、信息網(wǎng)絡或者其他媒介發(fā)布工程“招標公告”；
3、采用邀請招標的，招標代理機構(gòu)應當向3個以上具備完成招標工程能力、資信良好的單位發(fā)出招標邀請書；
4、招標公告和招標邀請書，均應載明招標人的名稱和地址，招標工程的性質(zhì)、規(guī)模、地點、質(zhì)量要求、開工竣工日期、對投標人的要求、投標報名時間和報名截止時間、以及獲取資格預審文件、招標文件的辦法等事項，并在發(fā)出3日前由招標代理機構(gòu)向招投標管理機構(gòu)備案，不符合要求的，招投標管理機構(gòu)在收到備案材料之日起3日內(nèi)責令招標代理機構(gòu)改正。
5、投標人資格審查
1、采用公開招標的程序及要求：
2、投標申請人按招標公告的要求在規(guī)定的時間內(nèi)到指定的地點報名，向招標代理機構(gòu)領取資格預審文件，報名結(jié)束后，招標代理機構(gòu)應將投標報名表報招投標管理機構(gòu)備案；
3、投標申請人在招標公告中規(guī)定的時間內(nèi)到指定地點報送資格預審文件及證明材料；
4、招標代理機構(gòu)對報名單位報送的資格預審文件及有關材料進行審查；
5、經(jīng)資格預審后，招標代理機構(gòu)應當向資格預審合格的投標申請人發(fā)出資格預審合格通知書，告之獲取招標文件的時間、地點和方法，并同時向資格審查不合格的投標申請人告之資格預審結(jié)果；
在資格預審合格的投標申請人過多時，可以由招標代理機構(gòu)綜合考慮投標申請人工程業(yè)績、信譽，按照擇優(yōu)的原則，從中選擇不少于7家資格預審合格的投標人參加投標競爭；
投標人名單確定后，招標代理機構(gòu)應在招標文件發(fā)放前將資格審查文件、投標人名單報招投標管理機構(gòu)備案。
采用邀請招標的程序及要求：
（1）招標人在委托招標備案時可自主確定不少于3家符合條件的投標人，并向投標人發(fā)出投標邀請書；
（2）招標代理機構(gòu)可以對邀請的單位進行資格審查。接受邀請的單位應在規(guī)定的時間內(nèi)到指定地點報送資格預審文件及證明材料（材料要求同公開招標）；
（3）投標人確定后，招標代理機構(gòu)應在招標文件發(fā)放前，將投標邀請書、資格審查文件（如有）、投標人名單報招投標管理機構(gòu)備案。
6、發(fā)放招標文件應當在招標文件發(fā)出3日前，將招標文件報招投標管理機構(gòu)備案；
1、招標代理機構(gòu)在規(guī)定的時間、地點向投標人發(fā)放招標文件；
2、投標人收到招標文件、圖紙和有關資料、工程量清單后，應認真核對，核對無誤后應以書面形式予以確認。
7、勘察現(xiàn)場
招標代理機構(gòu)根據(jù)項目的具體情況，可以安排投標人對工程現(xiàn)場進行勘察，以使投標人獲取有關編制投標文件和簽署合同所需的所有資料?？辈飕F(xiàn)場時應在招標文件中規(guī)定，投標人在規(guī)定的時間內(nèi)勘察現(xiàn)場，所發(fā)生的費用由投標人自己負責。
8、招標文件修改、澄清、答疑
1、招標代理機構(gòu)可以對已發(fā)出的招標文件進行澄清或修改。在投標截止時間十五日前，以書面形式通知所有獲得招標文件的投標人并報招投標管理機構(gòu)備案，投標人應以書面形式予以簽收確認。澄清或修改文件作為招標文件的組成部分，具有招標文件同等效力；
2、投標人和攔標價編制人員在領取招標文件、圖紙和有關技術(shù)資料及勘察現(xiàn)場后有疑問的，應于招標文件規(guī)定的時間內(nèi)以書面形式向招標代理機構(gòu)提出，招標人應當自收到異議之日起3日內(nèi)以書面形式解答，將解答同時送達所有獲取招標的單位。解答內(nèi)容為招標文件的組成部分。
9、投標文件接收
1、招標文件的接收
（1）投標人應當在招標文件規(guī)定的提交投標文件截止時間前，將投標文件送達投標地點，招標代理機構(gòu)收到投標文件后，應當簽收保存，不得開啟；
在招標文件要求提交投標文件的截止時間后送達的投標文件，招標代理機構(gòu)應當拒收；
（2）投標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，可以補充、修改或者撤回已提交的投標文件。補充、修改的內(nèi)容為投標文件的組成部分，并應當按照上條的規(guī)定送達、簽收和保管。在招標文件要求投標文件的截止時間后送達的補充或者修改的內(nèi)容無效。
10、開標開標在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行，開標地點在有形建筑市場；
1、開標會議由招標代理機構(gòu)主持，邀請所有的投標人參加，投標人法定代表人或委托代理人未按時參加開標會議的，作為棄權(quán)處理；
2、開標會議程序：
（1）主持人宣布開標會議開始；
（2）介紹參加開標會議的單位和人員的名單；
（3）宣讀投標人法定代表人資格證明書及授權(quán)委托書；
（4）宣布監(jiān)標，唱標，記錄人員名單；
（5）宣布評標原則、評標辦法。
（6）由投標人或其推選的代表檢驗投標人提交的投標文件的密封情況，并宣布核查結(jié)果；也可以由招標人委托的公證機構(gòu)進行檢查并公開。
（7）當眾拆封、宣讀投標人的投標報價、工期、質(zhì)量、主要材料用量、投標保證金、優(yōu)惠條件等（在投標截止時間前收到的所有投標文件都應當眾予以拆封、宣讀）。
（8）投標人對唱標結(jié)果進行簽字確認。
（9）由招投標管理機構(gòu)當眾宣布工程攔標價價格（招標人設有攔標價的）。
（10）主持人宣布開標會結(jié)束，轉(zhuǎn)入評標階段。
3、開標過程應當記錄，并存檔備查。
11、評標
1、評標由招標代理機構(gòu)依法組建的評標委員會負責。評標委員會由招標人熟悉相關業(yè)務的代表以及有關技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為5人以上的單數(shù)，其中招標代理機構(gòu)以外的技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二；
2、評標委員會的專家評委，應當由招標代理機構(gòu)從建設行政主管部門確定的專家名冊中確定；
3、評標委員會成員名單于開標前確定，一般招標項目采取隨機抽取的方式；特殊招標項目，經(jīng)招投標管理機構(gòu)核準，可以由招標人直接確定，評標委員會成員名單在中標結(jié)果確定前應當保密；
4、評標委員會可以用書面形式要求投標人對投標文件中含義不明確的內(nèi)容作必要的澄清或者說明。投標人應當采取書面形式進行澄清或者說明，其澄清或者說明不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容；
5、評標辦法由招標代理機構(gòu)根據(jù)有關文件規(guī)定確定，并在招標文件中載明。評標可以采用綜合評估法、經(jīng)評審的最低投標法或者法律法規(guī)允許的其他方法。
6、評標委員會應當按照招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審和比較，并對評標結(jié)果簽字確認。評標委員會完成評標后，應當向招標代理機構(gòu)提出書面評標報告，闡明評標委員會對各投標文件的評審和比較意見，并按照招標文件規(guī)定的評標方法，推薦不超過3名有排序的合格的中標候選人。
12、定標
1、定標辦法：
（1）招標代理機構(gòu)根據(jù)評標委員會提出的書面評標報告和推薦的中標候選人協(xié)助招標人確定中標人。使用國有資金投資或者國家融資的工程項目，招標人應當按照中標候選人的排序確定中標人，當確定的中標候選人放棄中標、因不可抗力提出不能履行合同，或者招標文件規(guī)定應當提交履約擔保而在規(guī)定期限內(nèi)未能提交的，招標人可以依序確定其他中標候選人為中標人。
（2）招標人也可以授權(quán)評標委員會直接確定中標人。
1、招標人自開標之日起7日內(nèi)確定中標人，特殊情況下，經(jīng)招投標管理機構(gòu)同意可適當延長定標期限。
2、當發(fā)生下述情形之一的，招標人應委托招標代理機構(gòu)依法重新組織招標：
3、在招標文件規(guī)定提交投標文件截止時間，提交投標文件的投標人少于3家的。
4、評標委員會經(jīng)評審，認為少于投標人的投標文件不符合招標文件實質(zhì)要求的。
2、中標
（1）在確定中標人之前，招標代理機構(gòu)不得與投標人就投標價格、投標方案等實質(zhì)性內(nèi)容進行談判。
（2）依法必須進行招標的項目，招標代理機構(gòu)應當自確定中標人之日起15日內(nèi)向招投標管理機構(gòu)提交招標投標情況的書面報告。
（3）招投標管理機構(gòu)自收到書面報告之日起5日內(nèi)未通知招標代理機構(gòu)在招標投標活動中有違法違規(guī)行為的，招標人可以委托招標代理機構(gòu)向中標人發(fā)出中標通知書，并將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。中標通知書實質(zhì)性的內(nèi)容應與中標人投標文件內(nèi)容相一致。
（4）中標通知書對招標人和中標人具有法律效力，中標通知書發(fā)出后，招標人改變中標結(jié)果的，或者中標人放棄中標項目的，應當依法承擔法律責任。
13、草擬合同
確定中標人后協(xié)助招標人擬定合同。
14、合同簽訂
1、招標人和中標人應當自中標通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)， 按照招標文件和中標人的投標文件，使用現(xiàn)行建設工程合同示范文本訂立書面合同；招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。訂立書面合同后7日內(nèi)，招標人應當將合同報招投標管理機構(gòu)備案。
2、中標人不與招標人訂立合同的，投標保證金不予退還并取消其中標資格，給招標人造成的損失超過投標保證金數(shù)額的，應當對超過部分予以賠償；沒有提交投標保證金的，應當對招標人的損失承當賠償責任。
3、招標人無正當理由不與中標人簽訂合同，給中標人造成損失的，招標人應當給予賠償。
4、招標文件要求中標人提交履約擔保的，中標人應當提交。同時，招標人也應當向中標人提供工程付款支付擔保。
（二）實施周期及時間保障措施
1、項目實施周期
（1）施工招標代理實施周期
1、資格預審（如需要）
施工招標資格預審主要是針對投標人的資質(zhì)、施工經(jīng)驗、人員素質(zhì)、施工機械、財務能力和社會信譽的綜合評價。審查方法為合格制審查和有限數(shù)量制審查。
2、招標文件編制
招標文件是中標者簽訂合同的基礎，也是在工程施工中進行進度控制、質(zhì)量控制、成本控制及合同管理的基本依據(jù)。認真閱讀設計文件，依據(jù)招標人提供的相關文件和要求明確招標范圍，清楚闡述業(yè)主按照什么原則和程序選擇承包商、投標人如何投標、工程項目的建設背景和環(huán)境，以及該項目的具體技術(shù)經(jīng)濟特點、業(yè)主對工程項目在進度、質(zhì)量及其他方面的要求、工程管理方式上的要求。防范對未來施工可能出現(xiàn)的問題及糾紛。
招標文件編制完成后交由招標人審查通過后，在招標交易中心備案。
3、招標文件澄清、答疑
要求對招標文件進行澄清和答疑的投標申請人，應在送交投標文件截止期至少10日前，將要呈請和解答的問題以書面形式（包括傳真、信函）送達招標代理人。招標代理人匯總所有需澄清、答疑的問題會同招標人進行解答，并在自收到異議之日起3日內(nèi)作出答復，將書面答復送達所有已購買招標文件的投標人。
施工招標時間安排計劃
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順序 |
工作程序 |
計劃時間安排 |
工作內(nèi)容 |
需甲方配合的工作 |
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1 |
項目報建 |
準備期--第1天 |
填寫《工程項目報建登記表》，報招標辦備案 |
1、立項批文 |
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2 |
招標備案 |
準備期--第1天 |
填寫《招標備案登記表》，報招標辦備案 |
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3 |
發(fā)招標公告 |
準備期--第1天 |
甲方及招標辦審定后，在相關網(wǎng)站上發(fā)布 |
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4 |
發(fā)招標文件及工程量清單 |
第8天 |
發(fā)招標文件及工程量清單 |
業(yè)主簽字蓋章 |
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5 |
現(xiàn)場踏勘 |
第10天 |
組織已領取招標文件的各投標人對工程現(xiàn)場進行勘查 |
需甲方安排人帶領 |
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6 |
答疑會 |
第12天 |
對招標文件進行澄清、或?qū)ν稑巳说臅嫣釂栍枰源饛?span> |
甲方、設計部門、代理機構(gòu)及投標人參加，安排現(xiàn)場答疑，再以書面形式發(fā)放，也可直接書面答疑 |
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7 |
開標會 |
第27天 |
投標文件遞交、唱標 |
業(yè)主代表參加，紀檢監(jiān)督 |
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8 |
評標 |
第27天 |
填寫《評標報告》 |
業(yè)主簽字蓋章 |
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9 |
發(fā)中標公示 |
第28天 |
填寫《中標公示》,報招標辦 |
業(yè)主簽字蓋章 |
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10 |
發(fā)中標通知書 |
第32天 |
發(fā)《中標通知書》,報招標辦 |
業(yè)主簽字蓋章 |
2、監(jiān)理招標代理實施周期
1、資格預審（如需要）
監(jiān)理招標資格預審程序和施工招標基本相同。
2、招標文件編制
招標文件是中標者簽訂合同的基礎，也是在工程監(jiān)理過程中實施“三控兩管一協(xié)調(diào)”的基本依據(jù)。認真閱讀設計文件，依據(jù)招標人提供的相關文件和要求明確服務范圍，清楚闡述業(yè)主按照什么原則和程序選擇監(jiān)理單位、投標人如何投標、工程項目的背景和環(huán)境，以及該項目的具體技術(shù)經(jīng)濟特點、業(yè)主對工程監(jiān)理服務形式、范圍及其他方面的要求。
招標文件編制完成后交由招標人審查通過后，在招標交易中心備案。
3、招標文件澄清、答疑
要求對招標文件進行澄清和答疑的投標申請人，應在送交投標文件截止期至少17日前，將要呈請和解答的問題以書面形式（包括傳真、信函）送達招標代理人。招標代理人匯總所有需澄清、答疑的問題會同招標人進行解答，并在投標截止期15天前，將書面答復以編號補遺書方式送達所有已購買招標文件的投標人。
監(jiān)理招標時間安排
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順序 安排 |
工作程序 |
計劃時間安排 |
工作內(nèi)容 |
需甲方配合的工作 |
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1 |
項目報建 |
準備期--第1天 |
填寫《工程項目報建登記表》，報招標辦備案 |
1、 立項批文 |
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2 |
招標備案 |
準備期--第1天 |
填寫《招標備案登記表》，報招標辦備案 |
招標代理合同 |
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3 |
發(fā)招標公告 |
準備期--第1天 |
甲方及招標辦審定后，在相關網(wǎng)站上發(fā)布 |
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4 |
資格預審 |
第7天 |
資格預審文件規(guī)定遞交時間截止后，由甲方及招標代理機構(gòu)對投標人進行資格審查，完成《資格預審報告》 |
業(yè)主領導組織 招標公司協(xié)助 |
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5 |
資格預審備案 |
第8天 |
《資格預審報告》報招標辦備案 |
報與業(yè)主審批 業(yè)主簽字蓋章 |
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6 |
發(fā)招標文件 |
第9天 |
發(fā)資格預審合格通知書及招標文件 |
報與業(yè)主審批 業(yè)主簽字蓋章 |
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7 |
現(xiàn)場踏勘 |
第10天 |
組織已領取招標文件的各投標人對工程現(xiàn)場進行勘查 |
甲方安排人帶領 |
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8 |
答疑會 |
第12天 |
對招標文件進行澄清、或?qū)ν稑巳说臅嫣釂栍枰源饛?span> |
一般由甲方、設計部門、代理機構(gòu)及投標人參加，可安排現(xiàn)場答疑，再以書面形式發(fā)放，也可直接書面答疑 |
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9 |
開標會 |
第27天 |
投標文件遞交、唱標 |
業(yè)主代表參加、紀檢監(jiān)督 |
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10 |
評標 |
第27天 |
填寫《評標報告》 |
業(yè)主簽字蓋章 |
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11 |
發(fā)中標公示 |
第28天 |
填寫《中標公示》,報招標辦 |
業(yè)主簽字蓋章 |
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12 |
發(fā)中標通知書 |
第32天 |
發(fā)《中標通知書》,報招標辦 |
業(yè)主簽字蓋章 |
3、貨物公開招標實施周期
（一）簽訂委托協(xié)議：采購人委托采購代理機構(gòu)招標的，應當與采購代理機構(gòu)簽訂委托協(xié)議，確定委托采購代理的事項，約定雙方的權(quán)利和義務。
（二）發(fā)布招標公告，招標采購單位必須在財政部門指定的政府采購信息發(fā)布媒體上發(fā)布招標公告。
（三）投標：投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件，投標文件應對招標文件提出的要求和條件作出實質(zhì)性響應，投標文件就由商務部分、技術(shù)部分、價格部分和其他部分組成。
（四）開標：開標應在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行；開標地點應當為招標文件中預先確定的地點
（五）評標：評標工作由招標單位負責組織，具體評標事務由招標采購單位依法組建的評標委員會負責并獨立履行審查，評定投標文件和推薦中標候選供應商名單。
（六）定標：采購代理機構(gòu)應當在評標結(jié)束5個工作日內(nèi)將評標報告送采購人，采購人應當在收到評標報告后5個工作日內(nèi)，按照評標報告中推薦中的中標候選供應商順序確定中標供應商；也可以事先授權(quán)評標委員會直接確定中標供應商，并發(fā)出中標通知書。
（七）簽訂采購合同：采購人或采購代理應當自中標通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照招標文件和中標供應商投標文件的約定與中標供應商簽訂書面合同，所簽訂的合同不得對招標文件和中標供應商投標文件作實質(zhì)性修改，招標采購單位不得向中標供應商提出任何不合理的要求作為簽訂合同的條件，不得與中標供應商私下訂立背離合同實質(zhì)性內(nèi)容的協(xié)議。
4、政府采購競爭性談判實施流程及周期
一、接受委托
接到采購項目審批表后辦理以下事宜：
（一）填制采購項目受理單，并登記編號。
（二）與采購人簽訂委托代理協(xié)議。
（三）要求采購人提供采購項目技術(shù)資料。
二、成立談判小組
談判小組由采購中心代表、采購人代表和有關專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。
三、制定談判文件
談判文件包括：
（一）談判邀請書。
（二）談判內(nèi)容，包括談判項目的名稱、數(shù)量等。
（三）對供應商資質(zhì)要求及需要供應商提供有關資質(zhì)證明文件和業(yè)績情況。
（四）對談判報價的要求。
（五）談判保證金交納方式和金額等。
（六）談判程序、評定成交的標準。
（七）合同草案的條款及合同簽訂方式。
（八）交貨時間和售后服務。
（九）驗收及付款方式。
（十）談判時間、地點。
四、確認談判文件
談判文件經(jīng)采購單位審核無誤，由項目經(jīng)辦人簽字，并加蓋公章。
五、發(fā)放談判文件
談判文件經(jīng)采購單位審核無誤后，由代理機構(gòu)負責人簽發(fā)。
六、確定邀請參加談判的供應商名單
談判小組從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判，并向其提供談判文件。
七、召開談判會議
（一）會前準備工作
1、通知談判小組成員、采購單位負責人、紀檢監(jiān)察人員、財政采購辦人員準時出席會議。
2、布置談判會場及準備會場所需設備。
3、準備開標評標工作所需資料，包括報到簿、談判記錄等。
4、談判供應商報到、交納談判保證金。
（二）談判前會議
1、談判前由采購中心組織有采購單位領導、技術(shù)專家、監(jiān)督部門代表以及部分談判小組成員參加的談判前會議，確定出每包的最高支付價格。
2、談判小組成員談判側(cè)重點分工：
（1）技術(shù)類專家主談技術(shù)部分，施工組織措施等。
（2）經(jīng)濟類專家主談企業(yè)業(yè)績、信譽、售后等商務部分。
（3）采購單位代表主談報價、付款方式、售后等。
（三） 談判會議的程序
1、代理機構(gòu)主持談判會議。
2、與會人員簽到并在指定位置就座。
3、主持人介紹與會人員和參加談判供應商名單、宣布會場紀律、會議程序及其它內(nèi)容。
4、收繳通訊工具。
5、由采購單位負責人介紹談判項目的主要內(nèi)容及相關要求。
6、談判供應商抽簽決定談判順序。
談判會議過程由采購中心指定專人負責聲像文字記錄，并存檔備查。
（四）談判小組成員按抽簽順序與供應商分別進行第一輪談判
1、供應商提交有關資質(zhì)證明文件和業(yè)績情況。
2、供應商介紹企業(yè)基本情況。
3、談判小組就采購項目與供應商進行談判。
4、談判小組對談判結(jié)果進行匯總，統(tǒng)一采購項目標準，確定詳細規(guī)格或具體要求。
5、談判小組將統(tǒng)一后的標準、詳細規(guī)格或具體要求的實質(zhì)性變動，以書面形式通知所有參加談判的供應商。
（五）確定成交供應商
談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行最終報價，談判小組根據(jù)符合采購需求且報價最低的原則確定成交供應商，由主持人當場宣讀談判結(jié)果。
（六）談判小組成員、采購人、監(jiān)督人員應當在談判會議記錄上簽字。
八、發(fā)布成交公告和成交通知書
成交供應商確定后，向成交供應商發(fā)出成交通知書。
九、質(zhì)疑答疑
十、簽訂政府采購合同
采購人自成交通知書發(fā)出之日起三日內(nèi)，按談判結(jié)果與成交供應商簽訂書面合同（技術(shù)較復雜的項目還要簽訂技術(shù)合同）。合同一式四份，采購人、中標供應商、采購中心、采購辦各一份。
十一、退投標保證金
十二、履約驗收
采購人應當組織有關部門對供應商的履約情況按合同要求進行驗收，大型或者復雜的政府采購項目，應當邀請國家認可的質(zhì)量檢測機構(gòu)參加驗收工作，驗收方成員應當在驗收書上簽字，并承擔相應的法律責任。
十三、談判資料整理
談判結(jié)束后，采購中心將談判過程資料一并整理存檔，整理的資料包括：政府采購申請表、審批表、采購項目受理單、委托代理協(xié)議、談判邀請函、采購活動記錄、采購預算、談判文件、供應商資質(zhì)及業(yè)績證明文件、報到簿、談判小組人員名單、談判紀要、成交公告、成交通知書、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復、投訴處理決定及其他有關文件資料。
5、詢價程序
一、簽訂委托協(xié)議
采購人根據(jù)政府采購監(jiān)督管理部門下達的《政府采購計劃下達函》和批復的政府采購方式，與政府集中采購機構(gòu)或政府采購代理機構(gòu)（以下統(tǒng)稱代理機構(gòu)）簽訂委托協(xié)議，委托其辦理政府采購詢價事宜。
屬于部門采購范圍的采購項目，采購人具備部門采購條件的，經(jīng)政府采購監(jiān)督管理部門批準，采購人比照本程序組織詢價活動。
二、成立詢價小組
代理機構(gòu)依法成立詢價小組。詢價小組由采購人代表和經(jīng)濟、技術(shù)等方面的專家3人以上單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。
三、制定詢價標準
采購人向詢價小組提供采購項目需求。詢價小組對響應供應商資格條件、采購項目的價格構(gòu)成、配置標準、技術(shù)和服務要求等評定成交的標準作出規(guī)定，并據(jù)此編制詢價通知書。
四、發(fā)布詢價公告
代理機構(gòu)在省級以上人民政府財政部門指定的政府采購信息媒體上發(fā)布詢價公告，公布詢價項目需求、響應供應商資格條件、資格審查內(nèi)容、日期、地點等，公告的時間不得少于5個工作日。
五、確定被詢價的供應商名單
響應供應商攜帶要求提供的資格證明資料（或按要求以郵寄資料等形式），在規(guī)定的時間、地點接受資格審查。資格審查過程由代理機構(gòu)指定專人負責記錄，并存檔備查。
詢價小組對響應供應商進行資格審查。從符合相應資格條件的供應商中確定不少于3家的供應商參加詢價，向其發(fā)出詢價通知書，并提供較充分的時間讓其一次報出不得更改的價格。
經(jīng)資格審查，符合資格條件的響應供應商不足3家的，除采購任務取消情形外，經(jīng)政府采購監(jiān)督管理部門批準，達到2家的，可發(fā)出詢價通知書讓其報價。
采購人調(diào)整采購項目需求或供應商資格條件，提出新的采購方案的，代理機構(gòu)重新組織采購活動。
僅在政府采購協(xié)議供應商中詢價的，可以不發(fā)布詢價公告，直接在符合資格條件的供應商中確定不少于3家的供應商，向其發(fā)出詢價通知書，讓其在規(guī)定的時間、地點提供不得更改的密封報價文件。
對重大、敏感項目的詢價，政府采購監(jiān)督管理部門及其他部門可監(jiān)督詢價過程。
六、詢價評議
響應供應商按照詢價通知書要求編制報價文件并蓋章，在規(guī)定的時間、地點密封提交。
詢價小組拆封全部報價文件。檢查各報價文件是否偏離詢價要求。報價文件截止時間之后送達、不符合密封或其他規(guī)定、偏離詢價要求、以及報價超過采購預算的，均視為無效報價。
有效報價供應商不足3家、達到2家的，經(jīng)政府采購監(jiān)督管理機構(gòu)批準，可繼續(xù)詢價。
報價均超過政府采購預算的，視為廢標。采購人調(diào)整政府采購預算后代理機構(gòu)重新組織采購；或經(jīng)政府采購監(jiān)督管理部門批準，采取其他采購方式。
詢價小組根據(jù)報價情況，對有效報價按報價從低到高排序，推薦成交候選供應商順序，出具詢價報告。
詢價過程由代理機構(gòu)指定專人負責記錄，并存檔備查。
七、確定成交供應商
代理機構(gòu)將詢價報告送采購人，采購人按照詢價小組推薦的成交候選供應商順序確定成交供應商。也可以事先授權(quán)詢價小組直接確定成交供應商。5個工作日內(nèi)，采購人沒有書面回復，代理機構(gòu)可確定排序第一的成交候選人為成交供應商。
八、發(fā)出成交通知書
成交供應商一經(jīng)確定，代理機構(gòu)向成交供應商發(fā)出成交通知書。并將結(jié)果通知所有被詢價的未成交的供應商。
成交通知書發(fā)出后，采購人改變成交結(jié)果，或者成交供應商放棄成交的，應承擔相應的法律責任。
成交公告發(fā)布期內(nèi)，供應商對成交結(jié)果、談判過程有質(zhì)疑的，代理機構(gòu)、政府采購監(jiān)督管理部門應按政府采購質(zhì)疑和投訴程序受理、答復和處理。
九、詢價資料備案
代理機構(gòu)在詢價報告形成后3個工作日內(nèi)，將詢價報告、詢價有關記錄等資料報政府采購監(jiān)督管理部門備案。
6、招標代理工作時間保障措施
1）、招標過程時限控制的基本原則
滿足招標人總進度目標的要求，根據(jù)招標人對建設項目盡快提供可進行的原則，在確保招標質(zhì)量和符合法律法規(guī)的前提下縮短招標進度，盡快發(fā)揮項目的投資效益。
2）、招標代理工作時間保證措施
（1）計劃活動
招標工作中的計劃活動可以明確招標目標、招標任務，搞好招標工作。主要有如下方面：
1）制定招標工作計劃，包括工程整體招標計劃及專業(yè)工程分項招標工作計劃和主要材料采購、設備計劃等；
2）及時的、科學的、合理的、制定工程整體招標計劃 、各專業(yè)工程分項招標工作計劃和主要材料、設計計劃等。
（2）組織活動
1）落實招標項目人員的職責、分工及協(xié)作關系；
2）落實招標過程中有關的溝通、協(xié)調(diào)會議由負責人組織好看；
3）及時組織項目各專業(yè)成員進行招標過程中的各項招標資料起草工作；
4）及時提醒招標人對我公司起草的各類招標資料進行審核確認；
5）對重大技術(shù)問題及時組織有關單位、部門、專家進行專題討論。
3）、監(jiān)督和控制活動
監(jiān)督和控制貫穿于招標工作的始終。主要有下列內(nèi)容：
1）所有招標資料和招標活動接受有關行政主管部門的審查和監(jiān)督；
2）接受招標人對整個招標活動進行的監(jiān)督和控制工作；
3）接受招標人對招標進度計劃落實情況進行監(jiān)督；
4）項目招標小組接受公司，內(nèi)部審核部門對招標進度計劃落實情況進行監(jiān)督和管理。
4）、溝通、協(xié)調(diào)活動
1）與招標人的溝通、協(xié)調(diào)活動；
2）與設計單位的溝通、協(xié)調(diào)活動；
3）與有關招標主管部門的溝通、協(xié)調(diào)活動。
5）、招標代理時間節(jié)點控制：
（1）、法律法規(guī)中關于招標工作用時的常用規(guī)定
1）中華人民共和國招標投標法第二十四條規(guī)定招標人應當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間；但是，依法必須進行招標的項目，自招標文件開始發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于二十日。
2）、中華人民共和國招標投標法實施條例第十六條規(guī)定招標人應當按照資格預審公告、招標公告或者投標邀請書規(guī)定的時間、地點發(fā)售資格預審文件或者招標文件。資格預審文件或者招標文件的發(fā)售期不得少于5日。
3）、中華人民共和國招標投標法實施條例第十七條規(guī)定招標人應當合理確定提交資格預審申請文件的時間。依法必須進行招標的項目提交資格預審申請文件的時間，自資格預審文件停止發(fā)售之日起不得少于5日。
4）、中華人民共和國招標投標法實施條例第二十一條規(guī)定招標人可以對已發(fā)出的資格預審文件或者招標文件進行必要的澄清或者修改。澄清或者修改的內(nèi)容可能影響資格預審申請文件或者投標文件編制的，招標人應當在提交資格預審申請文件截止時間至少3日前，或者投標截止時間至少15日前，以書面形式通知所有獲取資格預審文件或者招標文件的潛在投標人；不足3日或者15日的，招標人應當順延提交資格預審申請文件或者投標文件的截止時間。
5）、中華人民共和國招標投標法實施條例第二十二條規(guī)定潛在投標人或者其他利害關系人對資格預審文件有異議的，應當在提交資格預審申請文件截止時間2日前提出；對招標文件有異議的，應當在投標截止時間10日前提出。招標人應當自收到異議之日起3日內(nèi)作出答復；作出答復前，應當暫停招標投標活動。
（2）、不同的招標項目要求不一樣，代理機構(gòu)需要根據(jù)項目的具體需要，結(jié)合法律法規(guī)的規(guī)定，從而保證在國家規(guī)定的最短的時間內(nèi)完成招標工作。這就需要公司熟悉并熟練運用國家有關招標工作的法律法規(guī)規(guī)定。
（3）法定程序時間節(jié)點：
1）建設局受理資料：法定為3-5個工作日；
2）審批結(jié)束后發(fā)布招標公告（或招標邀請函），接受報名，進行資格預審；
公開招標5個工作日、邀請招標3個工作日；
3）送審招標文件、招標控制價3-5個工作日；
4）發(fā)放招標文件、招標控制價3個工作日
法律法規(guī)規(guī)定發(fā)放招標文件后20日歷天方可進行開標，發(fā)放招標控制價7天后可進行開標；
5）開標1天；
6）中標公示3個工作日；
7）打印中標通知書1個工作日。
（三）評標專家來源及選擇
我公司設有綜合評標專家?guī)?，專家評委為省內(nèi)各地區(qū)有一定知名度的在職或者離退休建設工程技術(shù)、經(jīng)濟和管理人員。專業(yè)包括工程施工、勘察、監(jiān)理、設計、工程咨詢、市政、水利、機械設備、經(jīng)濟管理等相關專業(yè)專家。
（1）專家評委應當具備下列條件：
1）熟悉建筑市場和建設工程技術(shù)管理的有關法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范標準，有豐富的實踐工作經(jīng)驗；
2）具有或者相當于高級專業(yè)技術(shù)職務，并且從事建設工程技術(shù)、經(jīng)濟管理工作滿十年以上；
3）自覺遵守招標工作紀律，廉潔自律，作風正派，秉公辦事，堅持原則，抵制不正之風；
（2）專家的抽取
1）評標專家由招標人委托的抽取人員在開標前24小時進行，其他任何人不能代替。
2）抽取評標專家時，必須有招標人代表，招投標監(jiān)督人員同時在場。自評標專家抽取工作開始，到抽取且通知到的評標專家全部進入評標區(qū)域止，參與評標專家抽取的人員，不得透露評標專家抽取的相關信息。
3）公司評標專家?guī)烊藛T原則上應與公司簽訂書面聘用協(xié)議，為公司日常招投標咨詢與專業(yè)知識咨詢專業(yè)服務隊伍，公司所聘用人員應是專業(yè)素質(zhì)高，具備專家良好職業(yè)道德，業(yè)界口碑良好的人員，公司需要相關咨詢工作時應首先從公司專家?guī)熘羞x聘人員。
4）凡參與公司招投標前期相關咨詢的專家原則上應對后期的具體評標工作實行回避。
5）做好定期與專家信息的回饋、回訪，及時收集整理意見。
6）我公司為河南省政府采購處及河南省招投標協(xié)會先進會員單位，如進行政府采購項目或根據(jù)項目所在地要求，我公司均可在政府采購辦及公共資源交易中心專家?guī)斐槿∠嚓P專業(yè)專家。
（四）異議、投訴配合處理
為建立公正、高效的招投標投訴處理機制，規(guī)范招投標活動，保護國家利益、社會公共利益和招投標當事人的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國招標投標法》，我公司嚴格按照《工程建設項目招標投標活動投訴處理辦法》處理投訴問題。
招標代理機構(gòu)收到質(zhì)疑函后首先要給予足夠重視，及時、主動、坦誠地與質(zhì)疑者進行溝通，全面了解質(zhì)疑者的想法、要求，切忌用訓斥、粗暴的言語簡單化處理，從而引起矛盾激化；其次針對質(zhì)疑函中反映的問題，提請評委會進行復議，對照招標文件、投標文件和相關法律法規(guī)仔細逐條核實后，及時回復質(zhì)疑人。
有的質(zhì)疑屬于質(zhì)疑人對市場調(diào)研不夠，片面理解造成的。我們將相關情況向質(zhì)疑人進行了耐心、細致的解釋，并提醒該質(zhì)疑人注意市場調(diào)研工作，全面理解招標人的采購需求，不要輕易質(zhì)疑。
（1）投訴受理的時限
根據(jù)《工程建設項目招標投標活動投訴處理辦法》中第九條投訴人應當在知道或者應當知道其權(quán)益受到侵害之日起十日內(nèi)提出書面投訴。
第十一條 行政監(jiān)督部門、招標代理公司收到投訴書后，應當在5日內(nèi)進行審查，是情況分別作出以下處理：
1）不符合投訴處理條件的，決定不予受理，并將不予受理的理由書面告知投訴人；
2）對符合投訴處理條件，但不屬于本部門受理的投訴，書面告知投訴人向其他行政監(jiān)督部門提出投訴；對符合投訴處理條件并決定受理的，收到投訴書之日即為正式受理。
監(jiān)督部門在收到投訴書后3個工作日內(nèi)向被投訴人和與被投訴事項有關的投標人發(fā)送投訴書副本。被投訴人和與被投訴事項有關的投標人應當在收到投訴書副本之日起5個工作日內(nèi)，以書面形式向監(jiān)督部門作出說明，并提供相關證據(jù)、依據(jù)和其他有關材料。
3）負責受理投訴的監(jiān)督部門應當自受理投訴之日起30日內(nèi)，對投訴事項作出處理決定，并以書面形式通知投訴人、被投訴人和其他與投訴處理結(jié)果有關的當事人。
情況復雜，不能在規(guī)定期限內(nèi)作出處理決定的，經(jīng)監(jiān)督部門作出批準，可以適當延長，并告知投訴人和被投訴人。
（五）企業(yè)法律支撐方案
隨著《中華人民共和國招標投標法》、《工程建設項目項目招標代理機構(gòu)資格認定辦法》等一系列法律、法規(guī)文件的出臺，使得在工程中介服務中異軍突起的工程代理有了迅速發(fā)展。但由于這項工作起步時間不長，招標代理服務只簡單地停留在重復性的程序代理上。
近年來,隨著我國招標投標法律體系,框架的基本形成和實行招標投標領域的不斷拓寬。招投標制度作為完善社會主義市場經(jīng)濟體制的一項基本制度，已在社會上得到確定，而《招標投標法》則是國家用來規(guī)范招標投標活動的一項基本法律，招標投標機構(gòu)是在法律法規(guī)指導下，在市場經(jīng)濟運行中適應招標投標活動的需要而產(chǎn)生的一種社會中介服務機構(gòu)。《招標投標法》的頒布實施和建設部79號令《工程建設項目招標代理機構(gòu)資格認定辦法》的出臺，規(guī)定了招標代理機構(gòu)的性質(zhì)、條件、業(yè)務范圍，明確了招標代理機構(gòu)在市場經(jīng)濟中的法律地位。使其作為政府、市場、企業(yè)聯(lián)系的紐帶作用得到更為充分的發(fā)揮。
1、努力規(guī)范招標投標活動嚴格貫徹招標投標法
1.1進一步提高對規(guī)范招投標活動重要性的認識
《招標投標法》實施以來，招標投標活動日趨普及，招標領域不斷擴大，已經(jīng)成為經(jīng)濟生活的重要內(nèi)容，但仍存在業(yè)主逃避招標，虛假招標，投標企業(yè)串通投標，招標代理機構(gòu)不按法定程序開標、評標、定標、出讓代理資格、高價出售招標文件等不良行為。嚴重影響了招投標活動的開展。招標代理機構(gòu)要想規(guī)范執(zhí)業(yè)，首先要提高對規(guī)范招投標活動的認識，努力學習招投標法規(guī)。通過學習充分認識到規(guī)范招標投標活動是完善社會主義市場經(jīng)濟體制的重要措施，是維護公平競爭的市場經(jīng)濟秩序，促進全國統(tǒng)一市場形成的內(nèi)在要求；是深化投資體制改革，提高國有資產(chǎn)使用效益的有效手段，是加強工程質(zhì)量管理、預防和遏制腐敗的重要環(huán)節(jié)。
1.2嚴格貫徹《招標投標法》
嚴格貫徹招標投標法及相關法律法規(guī)，就是按照公開、公正、公平誠信的原則，抓好招標業(yè)務的規(guī)范化運作，就是按照法定招標投標程序確定中標企業(yè)。規(guī)范化運作是招標代理機構(gòu)的“生命線”。要做到規(guī)范化運作。首先從制度、組織保證上、下大氣力抓好規(guī)范性建設，積極配合業(yè)主規(guī)范招標行為。其次規(guī)范運作程序，根據(jù)國家的法律法規(guī)、制度工作流程、形成有職責、有分工、有制約、可追溯的工作體系。第三，招標活動科學、規(guī)范、合理使整個招標過程都處于社會輿論和政府的監(jiān)督下，做到對潛在投標人、中標人一視同仁、一律平等，評標過程嚴格保密、評標結(jié)果要公開、公平、合理、合法、招標項目、招標信息、中標情況及時公布。第四，招投標企業(yè)是一個系統(tǒng)工程，通過報名、資格預審、發(fā)標、開標等活動，每一個過程都要跟蹤、檢查、協(xié)調(diào)，保證每個環(huán)節(jié)都必須追求完美，將企業(yè)最強的一面向業(yè)主、向投標企業(yè)、向監(jiān)督單位展現(xiàn)出來。以贏得客戶的信任。第五，每個項目招標前都要針對項目特點，如工程規(guī)模、工期要求、投資性質(zhì)、設計進度、施工特點、發(fā)包模式、合同形式、計價方式、設備材料采購總分包方式、周邊環(huán)境等與業(yè)主充分溝通,為招標人提供合理、有效地建議，為招標工作打下良好基礎，不論是公開招標還是邀請招標，對擬投標單位還要充分了解該公司管理狀況、技術(shù)水平、項目經(jīng)理及項目班子、類似工程管理水平、機械設備情況等，做到心中有數(shù)。第六，嚴格按批準的資質(zhì)開展代理業(yè)務 ，不越級代理，不搞假招標，不亂收取各項費用
2、加強誠信體系建設，推行企業(yè)信用制度
2.1提高對誠信的認識
市場經(jīng)濟是信用經(jīng)濟，誠信則是信用經(jīng)濟的基礎，在社會主義市場經(jīng)濟中，誠信經(jīng)營就是生產(chǎn)力，就是競爭力。招標代理是市場經(jīng)濟的產(chǎn)物，是建筑業(yè)市場經(jīng)濟完善的重要標志。屬于服務行業(yè)，服務業(yè)經(jīng)營理念的核心是根據(jù)客戶的需求，運用自身的專業(yè)知識，并將相關資源整合在為客戶服務的平臺上，通過服務為客戶創(chuàng)造附加值。誠信也是企業(yè)的一種資本，是企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的一種無形推動力，對企業(yè)的長遠發(fā)展具有巨大的促進作用，因此依靠誠信經(jīng)營樹立企業(yè)良好形象，進而提高企業(yè)競爭力已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展所必須具備的前提條件。
2.2加強誠信體系建設
誠信建設是長期的，經(jīng)常的任務，需要通過加強宣傳，進行職業(yè)道德，法紀誠信教育，以及技術(shù)業(yè)務培訓等一系列工作，造成強大的輿論，使每個從業(yè)人員樹立“有信者尊，失信者恥，無信者憂”的觀念和社會氛圍，使企業(yè)真正成為社會上一個信得過，過得硬的品牌企業(yè)。今后國家要嚴格招標代理機構(gòu)市場準入，建立招標代理機構(gòu)信用檔案，及時記載代理機構(gòu)的基本情況，人員構(gòu)成、工作業(yè)績、市場行為、獎懲記錄等并向社會公布，因此建立誠信體系是整頓和規(guī)范建筑市場秩序的治本之策，也是保證建筑業(yè)改革和發(fā)展的重要舉措。建立招標代理機構(gòu)誠信體系，主要包括誠信經(jīng)營準則、誠信道德規(guī)范、誠信保障制度、誠信經(jīng)營教育等。
2.3積極推動企業(yè)信用制度
在提高思想認識的基礎上，如何貫徹落實誠信執(zhí)業(yè)這一原則，非常重要。具體要求是：一、在施工招標代理過程中，代理人員必須遵守職業(yè)道德，不假公濟私，按照相關法律法規(guī)規(guī)范執(zhí)行，不接受所有投標人的禮品，宴請和任何其它好處。不泄露招標、評標、定標過程中依法需要保密的內(nèi)容。不泄露招標工程相關的任何資料和情況。二、堅持做到依法辦事無差錯，規(guī)范運作無投訴，優(yōu)質(zhì)服務都滿意，招標代理言而有信。三、追求動態(tài)服務，從接受委托，確定招標形式，編制招標文件、發(fā)標、圖紙答疑、標底制作、到開標、評標、定標、出具成果資料。每個過程、每件事情都要處理的恰到好處。要做到服務意識到位、服務質(zhì)量到位、服務水平到位，通過服務達到好的效果，能夠體現(xiàn)公正、公平、公開、合理、誠實信用，能有效地調(diào)節(jié)各方利益，能有效地體現(xiàn)公司的信譽度和業(yè)務水平能力，能經(jīng)得起時間的檢驗，滿足業(yè)主的需求。
（六）檔案留存說明
（1）檔案管理人員職責
公司為規(guī)范檔案管理制度，確保檔案管理清晰、完整、準確，獨立設立檔案管理室，并聘用檔案管理人員管理公司檔案。檔案管理人員在上崗前先進性檔案管理培訓，認真學習檔案管理有關政策，樹立為業(yè)務服務的思想，做到嚴格辦事，認真做好檔案的使用管理。
檔案管理人員上崗后認真做好檔案入庫的接受、保管、統(tǒng)計工作，編制必要的目錄、卡片及檢索工具，積極開展檔案利用工作，為本單位各項工作服務，并注意搜集檔案利用效果。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，搞好檔案目錄和有關檔案的微機錄入，提高檔案管理和利用的科技水平。在工作當中還要注意檔案管理室的防水、防火、防蟲、防曬、防盜工作，及時檢查檔案安全情況。
在檔案管理中嚴格執(zhí)行檔案保密制度，自覺遵守檔案管理的規(guī)章制度。
（2）檔案管理制度、檔案資料規(guī)范
1 總則：
1．1 為建立健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務。特制訂本管理制度。
1．2 本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門在日常技術(shù)工作中形成的應當歸檔保存的備案資料、圖紙、文字材料、照片、招標文件、投標文件、合同等技術(shù)資料以及外來、外購的資料等。
1．3 公司技術(shù)職能部門、要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。1．4 按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司技術(shù)部設立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領導下，集中統(tǒng)一管理全公司的業(yè)務技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達到全公司技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
2 技術(shù)文件資料的歸檔：
2．1 每一個技術(shù)項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術(shù)主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。
2．2 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見《文件控制程序》)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。
2．3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。
2．4 凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)責任簽字后，向檔案室移交歸檔。
2．5 凡外來、外購回公司的技術(shù)資料，必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。
3 綜合檔案室的任務和管理人員的職責：
3．1 綜合檔案室的任務：
3．1．1 集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術(shù)檔案，維護技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調(diào)離崗位。
3．1．2 協(xié)助各部門和有關技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。
3．1．3 承擔技術(shù)文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關單位和技術(shù)人員服務。
3．2 技術(shù)檔案管理人員的職責：
3．2．1 認真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務的完成。積極主動地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。
3．2．2 科學地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計等工作。
3．2．3 遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。
3．2．4 嚴格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。
3．2．5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復制。
4 技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：
4．1 認真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容造具清冊，經(jīng)主管領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。
5 技術(shù)檔案的保管和借閱：
5．1 對接收來的技術(shù)檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
5．2 認真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于每月1號前整理出檢查報告，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。
5．3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。
5．4 技術(shù)檔案的保密制度：
5．4．1 全公司職工必須嚴守機密，維護技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案，要由技術(shù)主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。
5．4．2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。
5．4．3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。
5．5 技術(shù)檔案的借閱：
5．5．1 凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。
5．5．2 技術(shù)檔案和各種設備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術(shù)主管批準方能借出。
5．5．3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還者，及時向主管領導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。
6 、 技術(shù)檔案的復制和技術(shù)資料的發(fā)放：
6．1 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或?qū)W習使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。
6．2 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準后，送交公司財務部。
7、 技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：
7．1 當文件編制部門需對技術(shù)檔案實施更改或補充時，應有更改通 知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書 面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實施更 改。修改時統(tǒng)一做好修改標記，堅持技術(shù)責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。
7．2 技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。
7．3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復使用時，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認可后方可再次使用。
（3）檔案留存時限
根據(jù)《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定合理劃分檔案密級和保管期限，一般工程檔案保存五年，重大工程項目檔案保存八至十五年。
（七）培訓方案
第一條 員工培訓的目標與宗旨